Cartes traiteur et événement : le devis qui gagne la réservation

Une carte traiteur se lit deux fois : une fois par celui qui réserve, souvent à un bureau, et une fois par les invités qui mangent. La plupart des traiteurs impriment la première en export Word et la seconde comme une afterthought le soir J. La carte-proposition est un document de vente qui doit avoir l'air de l'événement. Si elle ressemble à un devis, on vous comparera au prix seul. Si elle ressemble à une carte de restaurant et cache les choix, le client enverra un tableur. Concevez d'abord pour la réservation, puis réutilisez la typo pour la table.

Les formules avant la poésie

Ouvrez sur deux ou trois formules nommées et un prix par personne, énoncé une fois, avec ce qui est compris en mots simples : nombre de canapés, nombre de plats, ratio de service, linge, les détails bon marché pour lesquels on se bat plus tard (eau, café, découpe du gâteau). « Réception jardin, 65 € par personne, 6 canapés, 2 plats, eau plate et pétillante. » Cette ligne gagne plus de réservations qu'un paragraphe sur les produits de saison. Placez les formules en tableau ou en trois colonnes égales pour que le client compare sans un coup de fil.

Indiquez le minimum d'invités et la fenêtre de service (« à partir de 40 convives, service 19 h–23 h »). Les minima cachés font mourir les propositions au second e-mail. Si une formule se surclasse (un fromage, un en-cas tardif), listez les options en bloc court avec un prix par personne, pas en « nous consulter ».

Des choix que le client peut vraiment faire

Sous chaque formule, offrez un choix cadré : deux entrées, en prendre une ; deux plats, en prendre un, plus un végétarien par défaut ; deux desserts, en prendre un. Imprimez les plats comme sur une carte de restaurant : nom, deux ou trois composants, pas de roman. Si la cuisine peut échanger dans une famille (poisson pour poisson), dites-le une fois. Un « composez votre menu dans notre bible de 40 plats » est comme ça qu'on passe trois semaines en allers-retours et qu'on n'imprime rien.

• Les variantes (végétarien, végan, sans gluten, enfant) comme une assiette nommée à chaque service, pas comme une promesse d'improviser le soir.
• Les boissons en formules aussi : cocktail d'accueil, vins du dîner (un blanc, un rouge, un effervescent), ou un bar payant. Listez les vins que vous verserez vraiment, ou dites « notre sommelier confirme deux semaines avant ».
• Un bloc déroulé (arrivée, discours, service, gâteau, en-cas) en 9 pt. Le client qui voit la soirée sur la carte cesse d'inventer un quatrième service.

La carte de table est une descendante, pas une jumelle

Le soir, les invités doivent voir une carte courte : la séquence qu'ils mangeront, sans prix, sans les options écartées, sans les 65 €. Même famille typo et même papier que la proposition, réduits aux titres. Un mariage ou un dîner d'entreprise n'a pas besoin de la variante végétarienne sur chaque table si cet invité a un repère discret ; un banquet de 200 peut avoir besoin d'un petit symbole. Ne réimprimez pas la proposition complète en souvenir. Ça ressemble à un devis oublié sur l'assiette.

Marque-places, une carte dans un présentoir et un A5 à chaque couvert suffisent. Si l'événement est un cocktail debout, un A3 ou deux A4 sur un buffet valent mieux qu'une carte que personne n'a une main libre pour tenir. Accordez le papier à la salle : 350 g mat, soft-touch, crème ou une teinte prélevée sur le carton d'invitation, pas un brillant qui flash sous les projecteurs.

Les allergènes vont dans la proposition, pas seulement le soir

Le règlement 1169/2011 s'applique à la restauration livrée. Le client qui réserve a besoin des 14 allergènes avant de signer, pour collecter les infos des invités. Imprimez une légende sur la proposition (numéros après chaque plat, liste au verso) et une fiche allergènes d'une page à envoyer. Le soir, la cuisine et la salle ont besoin de la même légende ; la carte invité peut rester propre si le service est briefé. Un QR code comme seule source d'allergènes à un dîner black-tie, c'est la scène à la table douze.

Une typo qui survit à un PDF et à un tireuse

Les propositions voyagent en PDF. Composez en vraies polices, pas dans une police de bureau par défaut, et exportez un PDF prêt à imprimer (300 dpi, 3 mm de fonds perdus) même si le premier envoi est à l'écran. 11 pt minimum pour les plats, 9 pt pour le légal et les petits caractères d'annulation. Une serif pour le nom de l'événement et les titres de plats, une grotesque pour les prix et les noms de formules. Évitez une script de mariage sur le corps : elle meurt à 10 pt et a l'air d'une papeterie. Laissez un espace clair pour votre marque et le titre de l'événement client pour réutiliser le même fichier.

Si vous devissez souvent, construisez un gabarit avec des colonnes de formules verrouillées et une bibliothèque de plats à échanger. C'est plus rapide qu'un nouveau fichier InDesign pour chaque couple, et ça garde la marque quand trois personnes du bureau envoient des propositions le même vendredi.

Imprimer la proposition comme si la réservation comptait

Une proposition imprimée, deux ou quatre faces A5 ou A4, tendue en rendez-vous ou postée, ferme encore plus d'événements qu'un lien. 350 g mat, le même papier que sur la table, pour que le client tienne déjà la soirée. Un petit tirage suffit ; vous réimprimerez les cartes de table une fois les choix calés. Datez la proposition et posez une fenêtre de validité sur les prix (« valable 30 jours »). Les coûts bougent ; une carte qui fait semblant qu'ils ne bougent pas vous blessera en septembre.

Dans Menu Atelier, vous composez les colonnes de formules, glissez les plats, et passez le même dessin d'un A4 plié de proposition à une carte de table A5 sans prix. Vérifiez les deux en 3D, téléchargez un PDF 300 dpi avec fonds perdus et traits de coupe, ou commandez le tirage de table sur carte 350 g mate avec pli rainé.