Menù catering e eventi: la carta-proposta che chiude la prenotazione

Un menù di catering si legge due volte: una da chi prenota, spesso a una scrivania, e una dagli ospiti che mangiano. La maggior parte dei catering stampa la prima come export Word e la seconda come un ripensamento la sera. La carta-proposta è un documento di vendita che deve sembrare l'evento. Se sembra un preventivo, vi confronteranno solo sul prezzo. Se sembra un menù da sala e nasconde le scelte, il cliente manderà un foglio di calcolo. Progettate prima per la prenotazione, poi riutilizzate il carattere per il tavolo.

I pacchetti prima della poesia

Aprite con due o tre pacchetti nominati e un prezzo a persona, dichiarato una volta, con ciò che è incluso in parole semplici: numero di stuzzichini, numero di portate, rapporto di servizio, biancheria, le cose economiche per cui si litiga dopo (acqua, caffè, taglio della torta). «Garden party, 65 € a persona, 6 stuzzichini, 2 portate, acqua naturale e frizzante.» Quella riga chiude più prenotazioni di un paragrafo sui prodotti di stagione. Mettete i pacchetti in una tabella o in tre colonne uguali così il cliente confronta senza una telefonata.

Indicate il minimo di ospiti e la finestra di servizio («da 40 ospiti, servizio 19.00–23.00»). I minimi nascosti fanno morire le proposte alla seconda email. Se un pacchetto si può alzare (un formaggio, uno spuntino tardi), elencate gli extra in un blocco corto con una cifra a persona, non come «chiedeteci».

Scelte che il cliente può fare davvero

Sotto ogni pacchetto, offrite una scelta controllata: due antipasti, scegline uno; due secondi, scegline uno, più un vegetariano di default; due dessert, scegline uno. Stampate i piatti come su una carta di ristorante: nome, due o tre componenti, niente romanzo. Se la cucina può scambiare dentro una famiglia (pesce per pesce), ditelo una volta. Un «costruite il menù dalla nostra bibbia di 40 piatti» è come passate tre settimane in revisioni e non stampate niente.

• Varianti dietetiche (vegetariano, vegano, senza glutine, bambino) come un piatto nominato in ogni portata, non come una promessa di improvvisare la sera.
• Bevande a pacchetti anch'esse: welcome drink, vini a cena (un bianco, un rosso, uno spumante), o un bar a pagamento. Elencate i vini che verserete davvero, o dite «il nostro sommelier conferma due settimane prima».
• Un blocco timeline (arrivo, discorsi, servizio, torta, assaggio tardi) a 9 pt. Il cliente che vede la serata sulla carta smette di inventare un quarto servizio.

La carta da tavolo è una discendente, non una gemella

La sera, gli ospiti devono vedere una carta corta: la sequenza che mangeranno, senza prezzi, senza le opzioni scartate, senza i 65 €. Stessa famiglia di caratteri e stessa carta della proposta, ridotti ai titoli. Un matrimonio o una cena aziendale non ha bisogno della variante vegetariana su ogni tavolo se quell'ospite ha un segno discreto; un banchetto da 200 può aver bisogno di un piccolo simbolo. Non ristampate la proposta intera come souvenir. Sembra un preventivo dimenticato sul piatto.

Segnaposto, un menù in un supporto e un A5 a ogni coperto bastano. Se l'evento è un cocktail in piedi, un A3 o due A4 su un buffet valgono più di una carta che nessuno ha una mano libera per tenere. Accordate la carta alla sala: 350 g opaco, soft-touch, crema o un colore campionato dall'invito, non un lucido che lampeggia sotto le luci.

Gli allergeni stanno nella proposta, non solo la sera

Il regolamento 1169/2011 si applica al cibo catering. Chi prenota ha bisogno dei 14 allergeni prima di firmare, per raccogliere le informazioni degli ospiti. Stampate una chiave sulla proposta (numeri dopo ogni piatto, legenda sul retro) e una scheda allergeni di una pagina da inviare. La sera, cucina e sala hanno bisogno della stessa chiave; la carta ospite può restare pulita se il servizio è briefato. Un QR code come unica fonte allergeni a una cena in smoking è come avete una scena al tavolo dodici.

Un carattere che sopravvive a un PDF e a una stampante

Le proposte viaggiano in PDF. Progettate in caratteri veri, non in un default da ufficio, ed esportate un PDF pronto stampa (300 dpi, 3 mm di abbondanza) anche se il primo invio è a schermo. 11 pt minimo per i piatti, 9 pt per il legale e i caratteri piccoli di disdetta. Un serif per il nome dell'evento e i titoli dei piatti, un grottesco per i prezzi e i nomi dei pacchetti. Evitate uno script da matrimonio sul corpo: muore a 10 pt e sembra una cartoleria. Lasciate uno spazio chiaro per il vostro marchio e il titolo dell'evento cliente così riutilizzate lo stesso file.

Se fate preventivi spesso, costruite un modello con colonne di pacchetti bloccate e una libreria di piatti da scambiare. È più veloce di un nuovo file InDesign per ogni coppia, e tiene il brand quando tre persone in ufficio mandano proposte lo stesso venerdì.

Stampate la proposta come se la prenotazione contasse

Una proposta stampata, due o quattro facciate A5 o A4, consegnata in incontro o spedita, chiude ancora più eventi di un link. 350 g opaco, la stessa carta che userete a tavola, così il cliente sta già tenendo la serata. Una tiratura corta va bene; ristamperete le carte da tavolo comunque quando le scelte si chiudono. Datate la proposta e mettete una finestra di validità sui prezzi («valido 30 giorni»). I costi del cibo si muovono; una carta che finge di no vi farà male a settembre.

In Menu Atelier impostate le colonne dei pacchetti, inserite i piatti e passate lo stesso disegno da un A4 piegato di proposta a una carta da tavolo A5 senza prezzi. Controllate entrambi in 3D, scaricate un PDF 300 dpi con abbondanza e crocini oppure ordinate la tiratura da tavolo su cartoncino 350 g opaco con piega righinata.