Cartas de catering y eventos: la propuesta que cierra la reserva

Una carta de catering se lee dos veces: una por quien reserva, a menudo en un escritorio, y otra por los invitados que comen. La mayoría de los caterings imprimen la primera como un export de Word y la segunda como un afterthought la noche del evento. La carta-propuesta es un documento de venta que tiene que parecerse al evento. Si parece un presupuesto, os compararán solo por precio. Si parece una carta de restaurante y esconde las elecciones, el cliente enviará una hoja de cálculo. Diseñad primero para la reserva, luego reutilizad la tipografía para la mesa.

Los paquetes antes que la poesía

Abrid con dos o tres paquetes nombrados y un precio por persona, dicho una vez, con lo que incluye en palabras claras: número de canapés, número de platos, ratio de servicio, lencería, las cosas baratas por las que se pelea después (agua, café, corte de tarta). «Fiesta de jardín, 65 € por persona, 6 canapés, 2 platos, agua quieta y con gas.» Esa línea cierra más reservas que un párrafo sobre producto de temporada. Poned los paquetes en una tabla o en tres columnas iguales para que el cliente compare sin una llamada.

Indicad el mínimo de invitados y la ventana de servicio («desde 40 invitados, servicio 19.00–23.00»). Los mínimos escondidos matan las propuestas en el segundo correo. Si un paquete se puede subir (un queso, un bocado tardío), listad los extras en un bloque corto con una cifra por persona, no como «consúltenos».

Elecciones que el cliente puede hacer de verdad

Bajo cada paquete, ofreced una elección controlada: dos entrantes, elija uno; dos principales, elija uno, más un vegetariano por defecto; dos postres, elija uno. Imprimid los platos como en una carta de restaurante: nombre, dos o tres componentes, sin novela. Si la cocina puede cambiar dentro de una familia (pescado por pescado), decídlo una vez. Un «monte su menú con nuestra biblia de 40 platos» es como pasáis tres semanas en revisiones e imprimís nada.

• Variantes dietéticas (vegetariano, vegano, sin gluten, infantil) como un plato nombrado en cada servicio, no como una promesa de improvisar por la noche.
• Bebidas también en paquetes: copa de bienvenida, vinos con la cena (un blanco, un tinto, un espumoso), o una barra de pago. Listad los vinos que serviréis de verdad, o decid «nuestro sumiller confirma dos semanas antes».
• Un bloque de cronograma (llegada, discursos, servicio, tarta, bocado tardío) a 9 pt. El cliente que ve la noche en la carta deja de inventar un cuarto servicio.

La carta de mesa es una descendiente, no una gemela

Por la noche, los invitados deben ver una carta corta: la secuencia que comerán, sin precios, sin las opciones descartadas, sin los 65 €. Misma familia tipográfica y mismo papel que la propuesta, reducidos a títulos. Una boda o una cena de empresa no necesita la variante vegetariana en cada mesa si ese invitado tiene una marca discreta; un banquete de 200 puede necesitar un símbolo pequeño. No reimprimáis la propuesta entera como souvenir. Parece un presupuesto olvidado en el plato.

Marcas de puesto, un menú en un soporte y un A5 en cada cubierto bastan. Si el evento es un cóctel de pie, un A3 o dos A4 en un buffet valen más que una carta que nadie tiene una mano libre para sostener. Acordad el papel a la sala: 350 g mate, soft-touch, crema o un color tomado de la invitación, no un brillo que destella bajo los focos.

Los alérgenos van en la propuesta, no solo por la noche

El reglamento 1169/2011 aplica a la comida de catering. Quien reserva necesita los 14 alérgenos antes de firmar, para recoger la información de los invitados. Imprimid una clave en la propuesta (números después de cada plato, leyenda al dorso) y una ficha de alérgenos de una página para enviar. Por la noche, cocina y sala necesitan la misma clave; la carta de invitado puede quedarse limpia si el servicio está briefado. Un código QR como única fuente de alérgenos en una cena de etiqueta es cómo tenéis una escena en la mesa doce.

Una tipografía que sobreviva a un PDF y a una impresora

Las propuestas viajan en PDF. Diseñad en tipografías de verdad, no en una fuente de oficina por defecto, y exportad un PDF listo para imprimir (300 dpi, 3 mm de sangrado) aunque el primer envío sea en pantalla. 11 pt mínimo para platos, 9 pt para lo legal y la letra pequeña de cancelación. Una serif para el nombre del evento y los títulos de plato, un grotesco para precios y nombres de paquete. Evitad una script de boda en el cuerpo: muere a 10 pt y parece una papelería. Dejad un espacio claro para vuestra marca y el título del evento del cliente para reutilizar el mismo archivo.

Si presupuestáis a menudo, construid una plantilla con columnas de paquetes bloqueadas y una biblioteca de platos que intercambiéis. Es más rápido que un archivo nuevo de InDesign para cada pareja, y mantiene la marca cuando tres personas de la oficina envían propuestas el mismo viernes.

Imprimid la propuesta como si la reserva importara

Una propuesta impresa, dos o cuatro caras A5 o A4, entregada en una reunión o enviada por correo, sigue cerrando más eventos que un enlace. 350 g mate, el mismo papel que usaréis en la mesa, para que el cliente ya esté sosteniendo la noche. Una tirada corta vale; reimprimiréis las cartas de mesa de todos modos cuando se cierren las elecciones. Fechad la propuesta y poned una ventana de validez en los precios («válido 30 días»). Los costes de comida se mueven; una carta que finge que no os hará daño en septiembre.

En Menu Atelier componéis las columnas de paquetes, metéis los platos y pasáis el mismo diseño de un A4 díptico de propuesta a una carta de mesa A5 sin precios. Comprobáis ambas en 3D, descargáis un PDF 300 dpi con sangrado y marcas de corte o pedís la tirada de mesa en cartulina 350 g mate con pliegue hendido.